Toegangsregels
Video van de functie
| Voor wie is dit bedoeld? | Vereiste machtigingen en licenties |
|---|---|
| • Voor beheerders die het transversale delen tussen teams moeten organiseren. • Voor bedrijven die zichtbaarheid willen geven zonder alle rollen te verruimen. | • Functionaliteit beschikbaar voor alle abonnementen. • Het lezen en vooral het schrijven van regels vereist specifieke rechten op toegangsregels. • Deze machtigingen zijn voorbehouden aan Admin- en/of Manager-profielen. |
Gebruiksscenario's
- Uw bedrijf verwerkt gevoelige gegevens en iedereen zou alleen zijn eigen gesprekken moeten zien.
- U bent manager en wilt zicht hebben op de gesprekken van uw team, maar de leden zouden geen toegang moeten hebben tot de gesprekken van hun collega's.
- Uw bedrijf heeft een collaboratieve cultuur die zichtbaarheid vereist op alle vergaderingen.
Gebruikshandleiding
De standaardzichtbaarheid begrijpen
De enige vaste en onveranderlijke regel: een gebruiker ziet altijd de vergaderingen waarbij hij aanwezig was en die waarvoor hij is uitgenodigd, zelfs als hij niet heeft deelgenomen.
Standaard ziet elke gebruiker alleen zijn eigen gesprekken. Hij kan door de zoekbalken navigeren om de gesprekken van anderen te raadplegen, binnen de grenzen van de toegangsregels die voor het bedrijf zijn vastgelegd.
De behoefte aan zichtbaarheid identificeren
Maak een lijst van de teams, gebruikers of gebruiksscenario's die toegang moeten hebben tot gesprekken buiten hun standaardgebied.
Een regel aanmaken
Ga naar de toegangsregels via Instellingen > Instellingen van mijn bedrijf > Toegangsregels. Voeg een regel toe om toegang te geven tot een doelgroep, een team of specifieke gebruikers.
Elke regel bevat drie secties:
- Gegevens van: de gebruikers wiens vergaderingen toegankelijk worden.
- Zichtbaar voor: de gebruikers aan wie toegang tot deze vergaderingen wordt gegeven.
- Behalve: hiermee kunt u een uitzondering toevoegen aan de regel in plaats van een nieuwe aan te maken. Configureerbaar op individueel niveau en via tags.
De machtigingen worden op twee niveaus gegeven: per team en individueel.
Een bestaande regel beheren
Om een regel te verwijderen, klikt u op het prullenbakicoontje. Om deze tijdelijk te deactiveren, klikt u erop en vervolgens op de knop "actief".
Toegang toevoegen op een specifiek gesprek
Klik op een specifiek gesprek op de knop "Delen & toegang". Met een knop kunt u een aangepaste toegang voor dit gesprek activeren of deactiveren. Vervolgens kunt u handmatig leden aan de lijst toevoegen of eruit verwijderen.
Het resultaat controleren
Controleer het gedrag op de betrokken gesprekken om te bevestigen dat de regel inderdaad de verwachte zichtbaarheid toevoegt.
Na verloop van tijd aanpassen
Herzie de uitzonderingen en betrokken groepen wanneer uw organisatie verandert.
Toegangsregels voor API-sleutels
Toegangsregels zijn ook van toepassing op API-sleutels, waarmee externe tools uw Leexi-gegevens kunnen raadplegen.
Uw zichtbaarheid
Elke API-sleutel moet aan een gebruiker worden gekoppeld. Standaard erft deze de toegangsrechten van de gebruiker die de sleutel heeft aangemaakt. Beheerders kunnen applicatiegebruikers aanmaken om sleutels te koppelen die niet overeenkomen met een echte persoon. De rechten worden gedefinieerd via de pagina "Toegangsregels" en geëvalueerd op het moment van elk verzoek.
Waar vindt u ze?
Ga naar het instellingentabblad links op uw scherm en klik vervolgens op "Instellingen van mijn bedrijf" om alle subsecties weer te geven. Daar vindt u het menu met toegangsregels. In diezelfde subsectie, net onder de toegangsregels, vindt u de toegangsregels voor API-sleutels.
Configuratie van de API-toegangsregels
Door op het prullenbakicoontje te klikken, kunt u een regel verwijderen: de toegang die aan deze API-sleutel is gegeven, bestaat dan niet meer. U kunt de regel ook inactief maken door erop te klikken en vervolgens op de knop "actief".
Elke regel bevat drie secties:
- Gegevens van: de gebruikers en/of het bedrijf wiens gegevens toegankelijk worden gemaakt.
- Zichtbaar voor: de API-sleutels aan wie toegang tot deze vergaderingen wordt gegeven.
- Behalve: hiermee kunt u een uitzondering toevoegen aan een regel in plaats van een nieuwe aan te maken.
De machtigingen worden op vier niveaus gegeven: per team, individueel, per gesprekstype of voor het hele bedrijf.
Toegangsregels voor Webhooks
Met webhooks kunt u automatisch informatie over uw vergaderingen naar uw eigen tools versturen. De toegangsregels ervan bepalen welke gegevens worden doorgegeven.
Uw zichtbaarheid
Elke webhook moet aan een gebruiker (of een applicatiegebruiker) worden gekoppeld. Deze koppeling bepaalt welke gebeurtenissen en welke gesprekken naar de geconfigureerde bestemming worden verzonden.
- Beheerders kunnen globale webhooks aanmaken en applicatiegebruikers beheren.
- Standaardgebruikers zien alleen hun eigen webhooks en de webhooks die expliciet met hen zijn gedeeld.
- Applicatiegebruikers zijn bedoeld voor automatiseringen: hun zichtbaarheid en toegang worden bepaald door de toegangsregels.
Waar vindt u ze?
Ga naar het instellingentabblad links op uw scherm en klik vervolgens op "Instellingen van mijn bedrijf" om alle subsecties weer te geven. Daar vindt u het menu met toegangsregels.
Configuratie van de regels
Door op het prullenbakicoontje te klikken, kunt u een regel verwijderen. U kunt de regel ook inactief maken door erop te klikken en vervolgens op de knop "actief".
Elke regel bevat drie secties:
- Gegevens van: de gebruikers en/of het bedrijf wiens gegevens door de webhook worden doorgegeven.
- Zichtbaar voor: de webhooks (of de gekoppelde gebruikers) die het recht hebben om deze vergaderingen te ontvangen.
- Behalve: hiermee kunt u een uitzondering definiëren binnen een bestaande regel (bepaalde gebruikers, teams of filters uitsluiten) zonder een volledig nieuwe regel aan te maken. Deze uitzondering is configureerbaar op individueel niveau en via tags: zo kunt u de gegevens van iemand verbergen terwijl de regel toegang geeft tot de gegevens van anderen.
De machtigingen worden op vier niveaus gegeven: per team, individueel, per gesprekstype of voor het hele bedrijf.
Verder gaan
- Toegangsregels vullen de rollen aan, ze vervangen ze niet.
- Ze zijn nuttig voor transversale managers, operations of toezichtbehoeften.
- Goed gestructureerd, voorkomen ze dat beheerdersrollen te ruim worden opgezet.
Veelgestelde vragen
Aandachtspunten
- Te veel regels worden moeilijk te onderhouden.
- Controleer systematisch het gecombineerde effect van rollen en regels.
- Documenteer gevoelige uitzonderingen om een duidelijke governance te behouden.