Beoordelaars
Video van de functie
| Voor wie is dit bedoeld? | Vereiste machtigingen en licenties |
|---|---|
| • Voor organisaties die gevoelige vergaderingen behandelen: comités, hr-gesprekken, strategische klantvergaderingen. • Voor teams die de door AI gegenereerde inhoud willen nalezen voordat deze wordt gedeeld met de deelnemers of het CRM. | • Vereist een licentie die de functie omvat (Business). • Activering vereist het recht om de bedrijfsinstellingen te wijzigen (beheerdersrol). • De Beoordelaars van een vergadering worden beheerd door de organisator ervan of door elke gebruiker met de machtiging voor het beheer van Beoordelaars (inbegrepen in de rollen van het type bedrijfsmanager). |
Gebruikshandleiding
De functie activeren voor uw bedrijf
Ga naar Instellingen > Mijn bedrijf en activeer de schakelaar "Goedkeuring van gesprekspagina's door Beoordelaars inschakelen".
Om de functie uit te schakelen, schakelt u dezelfde schakelaar uit. U krijgt een bevestigingsvraag: "Het uitschakelen van handmatige goedkeuring maakt alle goedgekeurde en in beoordeling zijnde gesprekken openbaar. Weet u het zeker?". De gesprekken die nog wachten op beoordeling worden dan automatisch gepubliceerd, maar met beperkte toegang voor de reeds aangewezen Beoordelaars.
Beoordelaars aanwijzen voor een vergadering
Beoordelaars worden vóór de vergadering ingesteld, vanuit de Meeting Hub:
- Klik op de kaart van de aankomende vergadering op de knop "Beoordelaars" (een badge toont het aantal reeds toegewezen Beoordelaars).
- Activeer op de Meeting Hub-pagina "Beoordeling aanvragen".
- Selecteer de Beoordelaar(s) via het veld "Beoordelaar(s) selecteren".
Alleen interne deelnemers van de vergadering (actieve gebruikers van uw bedrijf) kunnen Beoordelaar zijn. Standaard wordt de organisator van de vergadering voorgesteld als Beoordelaar.
Voor een terugkerende vergadering verschijnt een extra optie: "Dit is een terugkerende vergadering: wilt u dezelfde Beoordelaars standaard inschakelen?". Als u dit activeert, worden dezelfde Beoordelaars automatisch toegewezen aan elke gebeurtenis van de reeks.
De beoordeling na de vergadering laten starten
Zodra de opname is verwerkt en de AI-inhoud is gegenereerd, gaat het gesprek naar de status wachtend op beoordeling. Elke Beoordelaar ontvangt:
- een melding in de applicatie ("Er is een beoordeling van u gevraagd voor een gesprek");
- een e-mail "Vergadering wacht op beoordeling" met een directe link naar de vergadering. Deze e-mailmelding, "Verzoek tot beoordeling van gesprek", is individueel instelbaar in
Instellingen > Meldingen.
Ondertussen, voor alle andere gebruikers:
- is de gesprekspagina niet toegankelijk: bij een poging om deze te openen, zien zij het scherm "Dit gesprek wordt momenteel beoordeeld:" met de lijst van Beoordelaars;
- toont de miniatuur in de gesprekkenlijsten een hangslot met de vermelding "Beoordeling bezig..." en zijn de acties (delen, verzenden, verwijderen...) uitgeschakeld;
- verschijnt het gesprek niet in hun lijsten, zoekopdrachten en rapporten.
Nalezen, corrigeren en goedkeuren
Bij het openen van de gesprekspagina zien de Beoordelaars een banner: "U bevindt zich momenteel in de Beoordelaarsmodus. U bent de enigen die deze pagina kunnen zien en bewerken, voordat deze openbaar wordt gemaakt voor alle andere deelnemers.". Ze kunnen dan de inhoud vrij bewerken: samenvatting, transcriptie, notities, deelnemers, enz.
Zodra de beoordeling is afgerond, klikt u op "Goedkeuren en openbaar maken". Er opent een bevestigingsvenster waarmee u:
- de toegangs- en deelregels van het gesprek kunt controleren en aanpassen;
- kunt kiezen voor "Publiceren en leden op de hoogte brengen" (standaard ingeschakeld): de deelnemers ontvangen dan de gebruikelijke e-mail voor een nieuw gesprek, met de vermelding dat de pagina openbaar is gemaakt door de Beoordelaars.
Na goedkeuring wordt de gesprekspagina zichtbaar voor de deelnemers (volgens de toegangsregels) en worden alle uitgestelde automatische verzendingen geactiveerd: CRM-notitie, Notion, Google Drive, meldingen…
Verder gaan
- Goedkeuring ontgrendelt alle wachtende automatische verzendingen: CRM-synchronisatie, verzending naar Notion en Google Drive, e-mailmeldingen. Er wordt niets verzonden zolang het gesprek niet is goedgekeurd.
- Na goedkeuring blijft de pagina beschermd: "Dit gesprek is beoordeeld. Alleen beoordelaars kunnen het bewerken.". Andere gebruikers kunnen de pagina wel raadplegen, maar de inhoud niet bewerken.
- Bij een terugkerende reeks voorkomt het standaard inschakelen van Beoordelaars dat u elke gebeurtenis handmatig opnieuw moet instellen.
- Als de functie niet is ingeschakeld in de bedrijfsinstellingen, toont het configuratiepaneel "Deze functie is niet ingeschakeld in uw instellingen." met een knop "Naar de instellingen".
Veelgestelde vragen
Aandachtspunten
- Zodra de vergadering is opgenomen, kan de beoordeling voor dat gesprek niet meer worden uitgeschakeld: deze loopt door tot de goedkeuring.
- Zolang het gesprek niet is goedgekeurd, vindt er geen automatische verzending plaats: het vergeten van de goedkeuring blokkeert de CRM-notitie en de meldingen aan de deelnemers.
- De e-mail voor het verzoek tot beoordeling hangt af van de meldingsvoorkeuren van elke Beoordelaar: controleer of de optie "Verzoek tot beoordeling van gesprek" is ingeschakeld in
Instellingen > Meldingen. - Het globaal uitschakelen publiceert wachtende gesprekken zonder de deelnemers te waarschuwen: zorg dat u intern communiceert voordat u de functie uitschakelt.